Secrétaire pédagogique F/H

Siège de l'AP-HP · Val-de-Marne · Sur site

Publiée le 29 octobre 2026

Vos missions en quelques mots

Secrétariat et accueil de l’IFSI :

Secrétariat d’une promotion d’ESI et participation au secrétariat de direction :

Accueil physique et téléphonique des ESI, intervenants, acteurs de la formation et public (information, orientation, remise des D.E. et grade de licence, etc)

Constitution et suivi des dossiers administratifs et pédagogiques des ESI

Traitement informatique des notes dans FORMEIS puis export et extraction des feuillets semestriels et passages d’année

Secrétariat de la coordinatrice concernant les relations avec les stages en l’absence de la secrétaire mission stage

Gestion des départs en stage : conventions de stage et courriels de mise en stage, saisie dans FORMEIS, édition des fiches d’évaluation et d’émargement.

Déclaration d’accident de travail en ligne sur le site Net-entreprises (CPAM)

Elaboration des attestations de présence mensuelle (CFA, promotions professionnelles hors AP-HP, Pôle Emploi, Remunet, FONGECIF, LADOM, etc)

Gestion KAIROS (AISF, AES, Attestation de présence/absence/abandon, Bilan de fin de formation)

Traitement des dossiers de demande de bourses (réception, saisie et envoi à la Région IDF)

Organisation et surveillance des oraux de concours AS et IDE (FPC) (préparation des supports et des salles, réception et vérification des dossiers, envoi des convocations, accueil des candidats et gestion du temps de passage, saisie et transmission des notes au bureau des concours)

Gestion de la rentrée scolaire : forum pré-rentrée (information et réception des documents administratifs)

Transmissions aux différents collaborateurs : service finance et bureau des indemnités AP-HP, UPEC,

Contrôle et gestion des dossiers administratifs et pédagogiques des ESI présentables au D.E.

Paiement des intervenants (envoi et réception des justificatifs et saisie sur HR ACCESS)

Organisation des instances : Commission d’Attribution de Crédits (CAC), Instance Compétente pour les Orientations Générales de l’Institut (ICOGI), Section disciplinaire, Section Pédagogique, Section relative à la vie étudiante (SRVE) : convocations, listes d’émargement, préparation des dossiers, rédaction du compte-rendu.

Gestion du courrier

Classement, archivage et reprographie

Statistiques Santé Ecole (Ministère des Solidarités et de la Santé)

Participation aux groupes de travail.

Certificats divers d’anciens étudiants

Suivi des demandes de remboursement des frais de transport

Suivi et paiement des indemnités de stage

Gestion des archives de l’IFSI

Participation à la démarche qualité de toutes les secrétaires, et une des secrétaires est assistante qualité

Profil recherché

SAVOIR FAIRE REQUIS

Maîtrise de Word, Excel et messagerie électronique

Expérience de secrétariat, de prise de notes, de remise en forme de documents

Capacités d'organisation, de hiérarchisation, de reporting

Appliquer et développer le système de classement défini au sein du CFDC

Discrétion professionnelle

Capacités relationnelles

CONNAISSANCES ASSOCIEES

Utilisation de FORMEIS, HR Access, AT+ , KAIROS

Connaissance du fonctionnement d'institut de formation paramédicale.

Bonne orthographe

Capacité relationnelle et esprit d'équipe

Sens de l'initiative

Métier de référence

Secrétaire médicale / Secrétaire médical

Compétences

Voir l'offre d'origine et postuler · Source : Choisir le service public

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