Assistant de direction secrétariat du Maire (h/f)

Communes · Rueil-Malmaison (92) · Sur site

Publiée le 22 octobre 2026

Vos missions en quelques mots

Recueille et traite les informations pour assurer le bon fonctionnement administratif de M. Le Maire. Assure l'accueil téléphonique et physique et la gestion des courriers.

Accueil téléphonique et physique :

Ø Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers les interlocuteurs compétents,

Ø Recevoir, filtrer et transmettre les messages,

Ø Assurer l'interface avec l'ensemble des services,

Ø Procéder aux classements des dossiers « papier »

Ø Gérer l’archivage des dossiers en partenariat avec le service archive

Ø Gérer les courriers du Maire – réception et réponse

Ø Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités

Ø Faire régulièrement le point, assurer le suivi des actualités, alerter et reporter au Maire

Ø Veiller à faire circuler efficacement l’information au sein du secrétariat du Maire

Ø Proposer de nouvelles méthodes d’optimisation de la gestion administrative du service

Traitement des informations :

Ø Identifier les informations, les hiérarchiser et les transmettre

Gestion du courrier :

Ø Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers,

Ø Assurer le suivi d'un chrono,

Ø Assurer la répartition et la diffusion des courriers au sein du secrétariat

Ø Suivi des courriers à travers un logiciel dédié

Tous les postes de la Ville de Rueil Malmaison sont ouverts aux travailleurs en situation de handicap

Profil recherché

Profil

Savoirs :

Maîtrise des outils bureautiques

Maîtrise des techniques de l'expression écrite (règles d'orthographe, syntaxe et grammaire) et orale (vocabulaire professionnel),

Technique de classement et d'archivage

Connaissance de l'environnement territorial

Savoir-faire :

Gérer les situations de stress

Appréhender le caractère d'urgence des informations à traiter

Savoir-être :

Rigueur

Capacité d'organisation

Capacité de travail en équipe

Réactivité

Informations complémentaires

Merci de bien vouloir postuler directement sur le site internet de la ville de Rueil-Malmaison (https://www.villederueil.fr), en bas de page rubrique "la ville recrute" bouton POSTULER

Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Conditions particulières d’exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif, Attaché, Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe

Fondement juridique

Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Statut du poste

Vacant à partir du 21/12/2026

Métier de référence

Assistante / Assistant de direction

Compétences

Voir l'offre d'origine et postuler · Source : Choisir le service public

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