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Assistante de direction de la directrice générale adjointes des services, déléguée à la ville

Etablissements publics de coopération intercommunale · Agen (47) · Sur site

Publiée le 14 octobre 2026

Vos missions en quelques mots

Sous l'autorité de la Directrice Générale adjointe déléguée des Services Ville, l'assistant(e) de direction apporte une aide permanente en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil et de suivi des dossiers.

Il/elle assure l'interface entre la Direction Générale adjointe déléguée, les services, les élus et les partenaires extérieurs, et contribue au bon fonctionnement administratif et financier de la direction Générale adjointe déléguée Ville.

Assurer l’assistanat de direction et la gestion de l’agenda

● Organiser et coordonner l’agenda de la Directrice générale adjointe déléguée, en lien avec le cabinet du Maire, les services et les partenaires.

● Planifier les rendez-vous et les réunions, anticiper les échéances et préparer les dossiers nécessaires.

●Assurer un appui dans le traitement des dossiers confiés par la direction.

Organiser les réunions et faciliter la circulation de l’information

● Assurer l’accueil téléphonique et physique, filtrer et orienter les sollicitations.

● Gérer la boîte mail et le courrier de la direction, en assurer le suivi et la transmission aux interlocuteurs compétents.

● Préparer et organiser les réunions de direction, les comités de direction (CODIR), les comités de pilotage (COPIL) et les temps collectifs.

● Rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des décisions et des demandes.

Assurer la production administrative et le suivi des dossiers

● Rédiger et mettre en forme les courriers, notes, rapports et autres documents administratifs.

● Participer à la préparation des délibérations, décisions et arrêtés.

● Élaborer des supports de présentation et des diaporamas.

● Assurer le suivi des dossiers spécifiques confiés par la direction et mettre à jour les tableaux de bord d’activité.

Contribuer à la gestion administrative et financière

● Participer à l’élaboration et au suivi de l’exécution du budget de la direction.

● Assurer le suivi des demandes de subventions et des dossiers de financement.

● Participer à la préparation et au suivi des marchés publics en lien avec le service compétent.

● Gérer les frais de mission, les déplacements et les commandes de fournitures.

Participer à l’organisation et à la gestion documentaire

● Contribuer à l’organisation de la continuité de présence au sein du service.

● Assurer le classement, la gestion documentaire et l’archivage des dossiers de la direction.

● Participer à l’organisation de séminaires des cadres et de temps de cohésion.

Profil recherché

■ Formation administrative

■ Capacité rédactionnelle et sens de l’organisation

■ Gestion de l’urgence et des priorités, réactivité et anticipation,

■ Disponibilité

■ Très grande discrétion professionnelle, sens du service public, loyauté

■ Qualités relationnelles et diplomatie

■ Connaissance de l’environnement territorial

■ Maitrise des outils bureautiques (Pack Office, messagerie, …)

Poste ouvert aux personnes en situation de handicap

Informations complémentaires

Jeanne FALZON

Directrice générale adjointe des services, déléguée à la Ville

Téléphone : […]

Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Conditions particulières d’exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif

Fondement juridique

Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Statut du poste

Vacant à partir du 01/01/2027

Métier de référence

Assistante / Assistant de direction

Compétences

Voir l'offre d'origine et postuler · Source : Choisir le service public