Assistant-e administrative H/F - LE CANAL

CROUS Toulouse · Toulouse (31) · Sur site

Publiée le 23 octobre 2026

Fonction publique : Fonction publique de l'État
Catégorie : Catégorie C (employé)
Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Expérience souhaitée : Non renseigné
Management : Non renseigné

Vos missions en quelques mots

Activités principales :

Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers, des intervenants et des personnels
Gestion des états de présence des personnels (repas, absence maladie…)
Réaliser les relevés d'heures des contractuels étudiants et leur enregistrement avant transmission au service RH,
Élaborer des documents administratifs (courriers, affiches, menus…) et tableaux
Assurer le classement et l'archivage des documents de l'unité de gestion
Contrôler le bon fonctionnement des bornes de rechargement et le cas échéant contacter le service informatique ou le fournisseur si besoin
Préparer pour la clôture mensuelle de l'activité restauration l'ensemble des documents exigés par les services centraux (contrôleur de gestion et comptable).
Prépare la mise en paiement des factures alimentaires (contrôle et rapprochement « Garone ») et non alimentaires, la liquidation et le mandatement de ces factures.
Transcrire des données de gestion dans les tableaux de gestion de l'unité
Transmettre dans les délais, les documents financiers au contrôle de gestion et au service comptable.
Assurer l'organisation des prestations exceptionnelles (buffets, cocktails, réceptions…) en évaluant la faisabilité ; établir des devis en fonction des demandes et faire le suivi de la commande client jusqu'à validation.
Coordonner la mise en œuvre des prestations et tenir le planning pour les différentes structures de l'unité.
Etablir pour les usagers les factures des prestations réalisées et suivre leur recouvrement (suivi des règlements et relances).
Suivre les tableaux et indicateurs internes su site du Canal
Rendre compte au directeur du pôle restauration ou à la directrice de site

Profil recherché

Connaissances :

Connaissance des techniques de secrétariat, notions budgétaires, notions de réglementations RH.
Bonne maîtrise de l'expression orale et écrite.
Connaissance souhaitée d'une deuxième langue.
Connaissances en bureautique.
Maîtrise des outils informatiques
Savoir gérer son temps et s'organiser.
Connaissance de l'environnement de l'Éducation nationale, de l'enseignement supérieur et des partenaires locaux
Connaissance du fonctionnement et des missions des Crous
Connaissances des règles et enjeux de la restauration collective, règles générales d'hygiène en restauration collective

Compétences opérationnelles :

Savoir utiliser les outils bureautiques et les applications informatiques de l'établissement.
Savoir communiquer, gérer son temps et s'organiser
Savoir gérer les aléas.
Capacité à rendre compte.
Aptitude à agir dans un cadre défini par la hiérarchie.
Mettre en œuvre des procédures et des règles.
Maîtrise de l'expression écrite et orale.
Polyvalence, esprit d'initiative et autonomie.

Compétences comportementales :

Sens des responsabilités, du service public,
Réactivité, disponibilité, capacité d'organisation, initiative et autonomie,
Adaptabilité, rigueur et réactivité,
Posséder le sens de la discrétion, de la loyauté et du travail en équipe,
Qualités relationnelles,
Maitrise de soi.
Capacité à gérer l'urgence et faire face à l'imprévu
Sens du relationnel, sens du dialogue (confidentialité, respect de l'usager, maitrise de soi)
Qualités d'analyse et de prise d'initiative
Sens du travail en équipe

Conditions particulières d’exercice

MISSIONS SPÉCIFIQUES :

Intégrée à une équipe administrative, l'agent peut être amené à suppléer un(e) collègue absent(e) et à exercer des fonctions différentes au sein du pôle de restauration
Peut-être amené à tenir la caisse au restaurant universitaire.

Conditions particulières de l'exercice :

Horaires adaptés au rythme étudiant : possibilité d'horaires décalés notamment en soirée, parfois en week-end lors des journées portes ouvertes ou évènements sur le campus ou la structure.

Statut du poste

Vacant à partir du 02/11/2026

Métier de référence

Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie

Compétences

boissons alcoolisées
services d’annuaire
Paie
Travail en équipe

Voir l'offre d'origine et postuler · Source : Choisir le service public

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