Secrétaire de Direction

Polynésie française (fonction publique) · Papeete

Publiée le 8 octobre 2026

Finalité / Descriptif synthétique

L'agent est chargé de tenir l'agenda du chef de service et de la Direction. Il participe au suivi des dossiers soumis au ministère de tutelle, à la coordination des informations internes et externes, à la gestion administrative et à l'organisation des activités du service. Il traite le courrier et suit et gère les dossiers confiés par le chef de service. Enfin, il constitue un relais d'information et de communication entre la direction, les agents et les partenaires extérieurs.

Compétences

• Connaître les institutions, l'organisation et le fonctionnement de l'administration de la Polynésie française ;
• Maîtriser les techniques d'accueil, de secrétariat, de bureautique et de communication ;
• Connaître les règles de correspondance, les procédures, circuits et usages administratifs ;
• Rédiger les documents clairs, précis et structurés ;
• Gérer le temps, les priorités et les urgences avec efficacité ;
• Savoir appréhender les situations conflictuelles et de stress ;
• Assurer la confidentialité dans les échanges ;
• Utiliser le progiciel « Mata'ara »
• Maîtriser la gestion électronique de documents administratifs (GEDA)
• Utiliser les outils bureautiques, word, excel, outlook, powerpoint
• Discrétion professionnelle et sens du service public ;
• S'exprimer correctement tant à l'écrit qu'à l'oral ;
• Etre rigueur, réactif et fiable ;
• Etre organisé, autonome et faire preuve d'esprit d'initiative ;
• Travailler en équipe et gérer des interlocuteurs variés
• Etre de force de proposition
• Parler le tahitien

Activités principales

• Gérer l'agenda, les rendez-vous et les déplacements du chef de service ;
• Rédiger, mettre en forme et diffuser les courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs ;
• Assurer le traitement du courrier entrant et sortant, l'archivage et la traçabilité des documents ;
• Proposer des améliorations pouvant être apportées au processus de gestion du courrier et à son suivi
• Préparer les dossiers de la direction pour les réunions, les commissions ou les audiences ;
• Organiser et planifier les réunions (réservation de salles, convocations, logistique, compte rendu) ;
• Accueillir les usagers, les renseigner et les orienter qu'il s'agisse d'un usager physique, d'un appel téléphonique ou d'une demande par mail ou courrier ;
• Instruire les dossiers confiés par la direction notamment établir des notes de présentations, des rapports, des comptes rendus, des arrêtés, etc…
• Service d'interface entre la direction, les services internes et les partenaires extérieurs ;
• Transmettre les informations et veiller à la bonne circulation des décisions ;
• Participer au suivi des tableaux de bord, planning du service.

Compétences

• travailler en équipe
• électronique
• assurer la confidentialité
• proposer des stratégies d’amélioration
• gérer le temps
• planifier
• logistique
• cas d’urgence
• Excel

Voir l'offre d'origine et postuler · Source : site carrières de Polynésie française (fonction publique)

Offres similaires

• Assistant au chargé de projet en événementiel de programmes de prévention à la jeunesse
  Polynésie française (fonction publique) · Papeete · 9 oct.
• Assistant administratif-instructeur de dossiers du département de la prospective
  Polynésie française (fonction publique) · Papeete · 8 oct.
• Gestionnaire Assistant de biens domaniaux
  Polynésie française (fonction publique) · Papeete · 8 oct.
• Assistant de contrôle
  Polynésie française (fonction publique) · Papeete · 7 oct.
• Assistant contrôle
  Polynésie française (fonction publique) · Papeete · 7 oct.

Voir aussi

• Offres d'emploi Assistant administratif / Assistante administrative à Papeete (52)
• Offres d'emploi Assistant administratif / Assistante administrative en Polynésie française (101)
• Offres d'emploi Assistant administratif / Assistante administrative en France (4 937)
• Offres d'emploi à Papeete (393)
• Offres d'emploi en Polynésie française (777)