SGAE - Secrétaire-Assistant(e) de la Cheffe du bureau "Justice pénale et civile" (JPC) H/F
Secrétariat général des affaires européennes (SGAE) · Paris · Télétravail partiel
Publiée le 28 octobre 2026
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Catégorie : Catégorie B (profession intermédiaire)
- Nature de l’emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée : Expert
- Management : Non
Vos missions en quelques mots
Informations importantes à l’attention des candidats :Seules les candidatures déposées via l’outil dédié PASSERELLES seront étudiées par les recruteurs.En conséquence, les candidatures transmises par courriel ne seront pas traitées.
Le/la titulaire du poste assure le secrétariat et les missions d'assistant(e) auprès du bureau "Justice pénale et civile". A ce titre, il/elle est chargé(e) de manière non exhaustive de :
- Gérer et remplir l'agenda électronique du bureau (inscription des réunions, groupes de travail) et mise à jour régulière ;
- Organiser et planifier les réunions préparatoires aux groupes de travail (détermination d'une date utile, réservation de salle, convocation des participants, accueil, etc.) ;
- Constituer des dossiers, notamment des groupes de travail du Conseil et du Conseil JAI, et insérer/imprimer les documents liés à ces groupes ;
- Préparer les trames d’instructions et les productions écrites en vue des groupes de travail du conseil ;
- Assurer la diffusion des documents aux ministères (ordres du jour, documents de séance, instructions, notes, etc…)
- Tenir à jour les archives de l'activité du bureau à l'aide d'un serveur commun : courrier "départ", documents relatifs à la préparation des groupes de travail (ordres du jour, documents de séances, instructions, notes, etc.) puis à leur suite (note des autorités françaises, notes diplomatiques, etc.) ;
- Tenir à jour les statistiques de l'activité de production du bureau : nombre de notes des Autorités Françaises, d'instructions mensuelles/annuelles ;
- Assurer le suivi de la transmission des documents utiles au centre de documentation ;
- Organiser les réunions et les déplacements de la cheffe de bureau ;
- Compléter les documents hebdomadaires relatifs à l'activité du bureau (points hebdos / mensuels), à l'aide de l'outil RESANA ;
- Organiser au quotidien l'accueil téléphonique ;
- Traiter le courrier (papiers/courriers) et en assurer la diffusion et le classement ;
- Gérer les aspects logistiques de l'activité du bureau (fournitures; déplacements des agents…) ;
- Constituer et tenir à jour les listes de diffusion électroniques (Outlook) des ministères ;
- Prendre en charge une partie du recrutement des stagiaires (classement des CV et lettres de motivation, prise de rendez-vous, préparation des dossiers documentaires remis aux stagiaires du bureau, envois de réponses…) ;
- Assister à des réunions et en établir le compte-rendu ;
- Assurer une veille de l’actualité juridique et politique des thèmes traités par le bureau et en diffuser l’information entre ses membres ;
- Toute tâche en lien avec les fonctions ou utile au regard du bon fonctionnement du bureau.
Profil recherché
Le/la candidat(e) doit disposer d'une expérience de secrétaire-assistant(e) dans des structures similaires et maîtriser les techniques de classement, de bureautique et de prise de notes ainsi que les pratiques et les usages administratifs.
Il/elle est capable de hiérarchiser, gérer les délais et les rendez-vous et sait faire preuve d’initiative.
Ce poste suppose des qualités d'organisation et de rigueur, de la disponibilité, une grande discrétion et une capacité développée à travailler en équipe dans des délais contraints et parfois dans l'urgence.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
- Spécialisation Secrétariat, bureautique
Éléments de candidature
Personnes à contacter
[…]
[…]
Conditions particulières d’exercice
Pics saisonniers et grande disponibilité.
Possibilité de réaliser une partie des activités en télétravail (1 à 2 jours)
Fondement juridique
Titulaires ou contractuels Art. L.332-2,2°
Statut du poste
Vacant à partir du 22/10/2026
Métier de référence
Assistante / Assistant de direction
Compétences
- électronique
- planifier
- statistiques
- faire preuve d’initiative
- travailler en équipe
Voir l'offre d'origine et postuler · Source : Choisir le service public
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