Responsable du secrétariat DIRECTION/Communication/DAEF/DSI F/H

AP-HP Agence Générale des Equipements et Produits de Santé (AGEPS) · France · Sur site

Publiée le 23 octobre 2026

Vos missions en quelques mots

Le(la) responsable du secrétariat encadre l’assistante de direction et est garant(e) de la continuité de service du secrétariat de Direction/Communication/Direction des Affaires Economiques et Financières (DAEF)/Direction des Systèmes d’Information (DSI) :

accueil physique et téléphonique

assistant(e) de la Directrice, de la Directrice Adjointe, du Directeur des Affaires Economiques et Financière, de la Directrice des Systèmes d’Informations et de la Responsable de la Communication : gestion des agendas, réservation et installation des salles de réunion, gestion du courrier, gestion des archives, mise en forme de documents et toute autre tâche relevant de son domaine de compétence

gestion des remboursements de frais de mission

gestion des abonnements

commandes et demande d’achats

rédaction, mise en forme de documents de communication

diffusion du bulletin de la COMEDIMS

gestion des pages intranet et internet

diffusion de mails de communication

mise à jour de l’annuaire interne et suivi du dossier cartes de visites

orgnisation d’évènements de communication : édition de documents et outils, installation, accueil, rangement.

Le (la) responsable du secrétariat peut être amené(e) à assurer la permanence des activités du secrétariat.

Il (elle) assure également les missions suivantes :

gestion des gardes administratives des membres de l’équipe de direction (équilibre des présences à tout moment de l’année) et mise à jour de la valise de garde ;

gestion du dossier « Arrêtés de nomination » et actualisation des arrêtés en fonction des modifications d’organigramme local et AP ;

gestion du dossier logement pour les personnes logées par nécessité ou utilité de service ;

gestion et suivi des autorisations d’activité SAD et SEPBU en lien avec l’ARS ;

assistance à la Direction de l’AGEPS dans la gestion de sujets ponctuels nécessitant la constitution d’un dossier et/ou un suivi dans la durée.

Profil recherché

Compétences rédactionnelles : maîtrise du style administratif, correction grammaticale et orthographique

Maitrise des outils bureautiques : Word, Excel, Power Point, Outlook, Teams ou autre outil de visioconférence

Sens relationnel et de communication

Rigueur, sens de l'organisation et des responsabilités

Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité

Capacité à gérer les urgences, le stress et les exigences liées au poste

Dynamisme, capacité d'adaptation

Capacités d'initiative, autonomie, capacité à alerter et rendre compte

Respect de la confidentialité et sens de la discrétion professionnelle

Métier de référence

Secrétaire médicale / Secrétaire médical

Compétences

Voir l'offre d'origine et postuler · Source : Choisir le service public

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