Assistante / assistant de direction H/F

Ars Provence Alpes Cote Dazur · Gap (05)

Publiée le 29 octobre 2026

Description de la mission

Assistante de Direction

Ø Accueil

Ø Organisation des réunions, évènements

Ø Documentation

Ø Classement et archivage

Ø Gestion du courrier

Référent(e) logistique :

Ø Gestion des fournitures

Ø Suivi des achats de la carte achats

Ø Suivi des différents contrats

Ø Suivi du parc automobile (à confirmer)

Ø Participe au schéma immobilier

Assure l’intérim de l’Assistante des Services

Accueil physique et téléphonique, filtrage et orientation des communications téléphoniques de la Direction

Gestion des agendas de la Directrice et de la Directrice Adjointe (planification collective, déplacements et organisation des réunions)

constitution de fonds de dossiers, rédaction de projets de courrier, traitement de texte
suivi des parapheurs
traitement de l’information et réponses de 1er niveau
organisation logistique des réunions

Tenue de la base documentaire de la Directrice et Directrice Adjointe

Classement et archivage de documents, informatiques et physiques

Gestion du courrier :

arrivée avec enregistrement (scan dans elise, distribution et chrono)
de la BAL « Direction » avec la gestion des informations et la transmission aux agents/service le cas échéant
veille et alerte de la Direction sur les dossiers prioritaires et/ou sensibles

Fournitures :

réceptionner les achats, certifier le « Service Fait » et transmettre les bons de livraison et les factures de la DD 05
suivre l’état des stocks de fournitures (inventaire), la préparation et la saisie des commandes, le rangement des livraisons
faire remonter les besoins spécifiques (matériel de bureau, fauteuil, etc…) ;
assister aux réunions avec le siège (visio ou présentiel)

Carte « achats » :

faire remonter à la Direction les demandes et les besoins des agents en termes de dépenses urgentes compatibles avec la carte achat
expédier les factures et assurer la remontée du service fait auprès de l’ARS siège
assurer le suivi des dépenses et du budget disponible

Gestion des contrats en lien avec les moyens généraux

Parc automobile (à confirmer, sera plus limité que précisé)

assurer le bon état de fonctionnement des véhicules, en lien avec l’ARS siège
suivi de l’entretien des véhicules de service
suivi des cartes carburant + attestation d’assurance
remontées des kilométrages des véhicules et des différents entretiens
gestion des sinistres avec le siège (SMG)

Immobilier :

participer au suivi en lien avec la Direction
faire les demandes de devis localement, les demandes de bons de commande au SMG et suivi des interventions des artisans sélectionnés sur site

Profil

Connaissances

Pack Office Microsoft 365

Environnement institutionnel et administratif : organisation, fonctionnement et missions des services selon les domaines d’activité – administratif, communication

Techniques administratives et capacité rédactionnelle

Protocole administratif

Savoir faire

Discrétion - confidentialité

Utiliser les techniques de communication

Mettre en œuvre les techniques d’accueil téléphonique et physique

Recueillir et traiter de l’information

Gérer des situations conflictuelles

Savoir être

Faire preuve d’adaptation professionnelle

Faire preuve de discrétion professionnelle

Rester maître de soi, être accueillante

Faire preuve de concentration et rigueur

Faire preuve de travail collectif / transverse

Informations complémentaires

Les candidatures sont à remplir sur :

https://ars-provence-alpes-cote-dazur-recrute.talent-soft.com/accueil.aspx?LCID=1036

Rejoindre l'ARS Paca, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :

Une flexibilité du travail : la possibilité de télétravailler après 3 mois d'ancienneté selon le service concerné
Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an
Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
La possibilité d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social

Les informations vous concernant seront informatisées. Elles seront, bien évidemment, traitées de façon confidentielle. Conformément au Règlement Général de Protection des Données, nous vous informons que vous disposerez d'un droit d'accès, de rectification et de suppression des informations vous concernant. Vous pouvez exercer ce droit auprès du délégué à la protection des données : […]

Compétences

logistique
matériel de bureau
protection des données

Voir l'offre d'origine et postuler · Source : site carrières de Ars Provence Alpes Cote Dazur

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