Assistant de direction F/H

Sorbonne Université · Paris

Publiée le 22 octobre 2026

Présentation de la structure recruteuse

Polytech Sorbonne, école d'ingénieurs publique de Sorbonne Université, membre du réseau national des écoles Polytech, forme depuis plus de 40 ans des ingénieurs d'excellence, alliant expertise technique, innovation et responsabilité sociétale.

Elle délivre 7 diplômes d'ingénieur accrédités par la Commission des Titres d'Ingénieurs (CTI) dans les domaines de la chimie des matériaux, de l'électronique-informatique, du génie mécanique, de la robotique, des sciences de la terre, des mathématiques appliquées et de l'agroalimentaire.

Ancrée au cœur de Paris, sur le Campus Pierre et Marie Curie, Polytech Sorbonne offre à ses 800 élèves, dont 300 en apprentissage, un environnement stimulant, des plateformes pédagogiques de pointe, un réseau d'entreprises partenaires de premier plan et une grande diversité de partenariats internationaux.

En rejoignant Polytech Sorbonne, vous ferez partie d'une équipe dynamique et engagée, qui réunit une vingtaine de personnels dans les métiers administratifs, techniques ou d'ingénierie, au service de la réussite de nos élèves ingénieurs.

Description du poste

CDD de 1 an (renouvelable).

A compter du 01/01/2027.

Rejoignez Polytech Sorbonne et contribuez au quotidien au développement d'une école d'ingénieurs !

Au cœur de la vie de l'école, l’assistant·e de direction joue un rôle clé dans le bon fonctionnement de l’établissement et accompagne directement l’équipe de direction dans ses activités quotidiennes et ses projets.

Véritable interface entre la direction, les services de l’école, les étudiants, les enseignants et les partenaires, vous contribuez à fluidifier l’organisation, à coordonner les différents acteurs et à assurer le suivi des activités de l’école.

Ce poste, à la fois polyvalent et transversal, offre une grande diversité de missions et permet d’être au cœur des projets et des temps forts de Polytech Sorbonne.

Vos principales missions :

1/ Accompagner la direction au quotidien

Assurer l’accueil et l’orientation des interlocuteurs
Organiser et gérer les agendas de la direction, tout en assurant un suivi administratif de ses activités afin de faciliter sa prise de décision
Suivre le calendrier des projets, instances et événements de l’école et apporter un soutien opérationnel aux chargés de missions dans la réalisation de leurs objectifs
Coordonner l’organisation des réunions internes et externes, en veillant à leur bon déroulement et à leur efficacité
Rédiger les comptes rendus des réunions et conseils, et mettre en forme les courriers officiels
Servir de pont entre la direction et les associations d’élèves, pour favoriser les échanges et soutenir les initiatives étudiantes
Contribuer activement à la logistique de l’école, en assurant une gestion fluide des ressources et des espaces
Participer, aux côtés de la chargée de communication, à l’organisation des grands événements de l’école : salons étudiants, cérémonie de remise des diplômes, événements institutionnels, etc, pour valoriser l’image de l’école et renforcer son attractivité

2/ Finances

En collaboration avec le responsable administratif et la gestionnaire financière, vous contribuez au suivi budgétaire et à la gestion financière des activités de l’école :

Participer au suivi des recettes et des dépenses
Assurer la saisie et le suivi des actes de commande et de vente dans SIFAC
Gérer les virements et prestations internes
Assurer le traitement des demandes de remboursement et le suivi de la carte achat de la direction
Organiser les déplacements professionnels en France et à l’étranger et établir les ordres de mission

3/ Ressources Humaines

Vous êtes également un interlocuteur clé pour le suivi administratif de plusieurs populations de l’école :

Assurer la gestion administrative des dossiers des enseignants vacataires, en lien avec le pôle pédagogique de l'école et la DRH de l’université
Accompagner et suivre le processus de recrutement et de mise en paiement des emplois étudiants
Veiller au respect des échéances et à la bonne circulation des informations entre les différents interlocuteurs

Descriptif du profil recherché (connaissances, compétences métier, compétences relationnelles)

Ce poste polyvalent vous offrira une vision globale du fonctionnement de l’école et vous permettra de développer des compétences variées en gestion administrative, financière et RH.

Profil débutant bienvenu. Vous pourrez bénéficier de formations et d’un accompagnement individualisé tout au long de votre prise de fonctions.

Savoir-faire requis :

Utiliser les outils informatiques (poste de travail, messagerie électronique, bases de données, etc.)
Maîtriser les logiciels de bureautique : Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint)
Rédiger des documents d'information et de communication
Planifier ses activités et s’organiser en tenant compte des contraintes et des échéances
Gérer les priorités et hiérarchiser les tâches
Travailler en équipe
Rechercher, traiter, exploiter et classer les informations
Prendre des initiatives pour faciliter le fonctionnement du service
Accueillir différentes populations
S'exprimer de façon claire et concise
Informer et rendre compte à sa hiérarchie
Connaissance des étapes d’une démarche qualité et de méthodologie de rédaction de procédures

Savoir être :

Rigueur, organisation, réactivité, dynamisme, esprit d’équipe, adaptabilité, confidentialité
Autonomie, prise d’initiatives
Avoir des qualités relationnelles, écoute, disponibilité, discrétion, adaptabilité
Avoir le sens du service public

Conditions particulières d'exercice

Les services de l’école s’organisent autour des enseignements qui se déroulent entre 8h30 et 18h00.

Les horaires de travail seront organisés afin d’assurer une continuité de service public, tout en tenant compte des contraintes familiales de l'agent.

Compétences

chimie des matériaux
utiliser le couplage téléphonie informatique
mathématiques
base de données
gestion financière
travailler en équipe
utiliser un logiciel de traitement de texte
sciences de la Terre
électronique
génie mécanique
chimie
logiciels de bureautique
planifier
logistique
robotique
mécanique
Excel

Voir l'offre d'origine et postuler · Source : site carrières de Sorbonne Université

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