Chargé de coordination administrative et de communication
Polynésie française (fonction publique) · Papeete
Publiée le 20 octobre 2026
Finalité / Descriptif synthétique
L'agent assure la coordination administrative, organisationnelle et communicationnelle de la direction. Garantit le traitement, le suivi et la traçabilité des dossiers, courriers et décisions. Organise les activités protocolaires, les réunions et les relations institutionnelles. Contribue à la préparation, à la rédaction et à la diffusion des communications internes et externes de la structure.
Il participe à la qualité du fonctionnement de la direction en favorisant la circulation de l'information, le respect des échéances et le suivi des actions confiées aux services.
Compétences
Organisation et fonctionnement des administrations publiques.
Règles de rédaction administrative.
Communication institutionnelle.
Gestion documentaire et archivage.
Techniques d'organisation et de planification.
Gestion de projet et méthodes de suivi d'activité.
Connaissance générale des activités d'une DSI
Rédiger des documents administratifs de haut niveau.
Organiser et coordonner des activités multiples.
Concevoir et exploiter des tableaux de bord.
Analyser et synthétiser l'information.
Préparer des dossiers de décision.
Animer un réseau d'interlocuteurs.
Sens du service public.
Discrétion et confidentialité.
Diplomatie.
Rigueur.
Réactivité.
Autonomie.
Force de proposition.
Sens de l'organisation.
Qualités relationnelles et rédactionnelles.
Activités principales
Coordination administrative
- Organiser et coordonner les activités administratives de la direction.
- Assurer le suivi des demandes adressées aux services.
- Veiller au respect des échéances fixées par la direction.
- Assurer le suivi des décisions et arbitrages.
Gestion des courriers et des flux documentaires
- Superviser le traitement des courriers entrants et sortants.
- Organiser leur circuit de diffusion et de validation.
- Assurer le suivi des réponses attendues.
Assistance à la direction
- Gérer les agendas et les rendez-vous.
- Organiser les réunions, comités et événements.
- Préparer les dossiers d'aide à la décision.
- Élaborer les ordres du jour et les comptes rendus.
Communication institutionnelle
- Préparer les supports de communication de la direction.
- Rédiger ou coordonner la rédaction des notes, courriers, discours et messages institutionnels.
- Assurer la diffusion des informations auprès des interlocuteurs concernés.
Relations institutionnelles et accueil
- Assurer l'interface avec avec les entités administratives.
- Organiser l'accueil des visiteurs, prestataires et entités administratives.
- Coordonner les aspects protocolaires liés aux activités de la direction.
- Assurer le suivi des accès et des visites lorsque cela est nécessaire.
Coordination du secrétariat
- Organiser l'activité du secrétariat de direction.
- Assurer un encadrement fonctionnel des agents affectés au secrétariat.
Compétences
- communication
Voir l'offre d'origine et postuler · Source : site carrières de Polynésie française (fonction publique)