Secrétaire et coordonnateur logistique - 2480
Polynésie française (fonction publique) · Papeete
Publiée le 21 juillet 2026
Finalité / Descriptif synthétique
L'agent traite les courriers, assure le suivi des marchés publics, et remplit les documents relatifs à la gestion des ressources humaines. Il met à jour les informations relatives aux fournisseurs, services, et aux agents (congés, avancement, primes.....).
Il vérifie la correspondance entre les commandes établies par la pharmappro et les factures des fournisseurs avant leurs expéditions de métropole.
Il recueille toutes les informations logistiques entrantes et sortantes afin de les intégrer dans les différents tableaux de bord de suivi logistique en réseau pour les rendre accessibles à tous les agents de la pharmappro.
Compétences
- Méthodique
- Méticuleux
- Rigueur
- Disponibilité
- Discrétion et polyvalence
- Méthodes d'archivage
- Règles de congés pour les ANFA et les agents de la FPT
- Maîtrise des logiciels de bureautique (Excel et Word)
- Géographie de la Polynésie française
- Règles et procédures en matière de commande publique
- Utilisation du progiciel de gestion de courrier Mata'ara
- Règles et techniques comptables
- Méthodes de gestion logistique
Activités principales
- Enregistrer, distribuer, et archiver les courriers et les factures (11 000 pièces par an à enregistrer).
- Rentrer toutes les données logistiques reçues du transitaire et des fournisseurs, dans un tableur Excel et dans le logiciel de gestion de stock (afin d'assurer le suivi des expéditions mais surtout des absences d'expédition des produits par les fournisseurs ou le transitaire avant la rupture de stock)
- Enregistrer les dates de départ des navires vers les îles de Polynésie française pour la livraison des commandes avant le départ des navires. Enregistrer une traçabilité des commandes des services depuis leur arrivée jusqu'à l'expédition des colis
- Contrôler les accusés de réception des commandes envoyés par les fournisseurs et leur correspondance aux produits commandés. Relancer les fournisseurs avant de constater la rupture de stock.
- Rentrer dans un tableau Excel de suivi toutes les demandes de congés et les arrêts maladies des agents de la pharmapro
- Au dernier trimestre de l'année, intégrer ou saisir toutes les données des marchés pour assurer l'approvisionnement pharmaceutiques. (200 fournisseurs pour 3000 références de produits par an, soit 2000 références, prix et autres informations nécessaires à la passation des marchés publiques)
Compétences
- techniques comptables
- gérer la logistique
- logiciels de bureautique
- géographie
- gestion des ressources humaines
- logistique
- Excel
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